POS系统基本原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上之条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息（单价，部门，折扣...）加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料（售价，部门，时段，客层）自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。
通讯接口电路通常由RS232接口，PINPAD接口，IRDA接口和RS485等接口电路组成。RS232接口通常为POS程序下载口，PINPAD接口通常为主机和密码键盘的接口，IRDA接口通常为手机和座机的红外通讯接口。接口信号通常都是由一个发送信号、一个接收信号和电源信号组成。
MODEM板由中央处理模块、存储器模块、MODEM模块、电话线接口组成。首先，POS会先检测/RING和/PHONE信号，以确定电话线上的电压是否可以使用，交换机返回可以拔号音，POS拔号，发送灯闪动，开始拔号，由通讯协议确定交换机和POS之间的信号握手确认等，之后才开始POS的数据交换，信号通过MODEM电路收发信号；完成后挂断，结束该过程。
操作系统
1.Windows系统POS机
基于Windows XP的Windows Embedded系统，市面上大部分的POS机采用此系统。
优点是：系统通用性广，与电脑接近容易上手。
缺点是：系统稳定性差、性差，开发成本高。
2.安卓系统POS机
通常是基于安卓系统针对POS机应用进行了深度优化，是代表POS机行业水平的系统。
优点是：高稳定性、不死机、不蓝屏、开发难度低、软件兼容性强、功能拓展性广。
缺点是：作为新兴的系统，普及率还有待提高。
3.其他系统。
通常是各个厂家自己开发的嵌入式系统。
优点是：成本低。
缺点是：系统稳定性、兼容性不佳。
1、 使用POS机前需检查电源是否接通、打印机与主机是否连接正常、POS打印纸是否安装。
2、 操作员每天营业终了，应执行“日终处理”，特别注意，因某种原因需更换POS机时，必须先做完“日终处理”后才能关机进行更换。
3、 切勿因重复刷卡造成给持卡人重复扣帐。交易时，若签购单未打印出来，操作员应先选择“重打印”功能，如果重打印仍无法打印出凭证，应选“查询当前交易”功能，查询该笔交易的批次号和商户流水号，然后断电，检查打印机是否连接正确，重新拔插后，选择打印特定记录处理。
若仍旧无法打印，在POS机上查询余额，然后向银联客户服务中心查询交易是否被冲正，若答复确实消费成功，可以将消费的要素抄写在POS消费单上，持卡人签名即可取走货物，也可以做撤消此笔交易，切勿随意再次刷卡重做交易，否则会给持卡人重复扣帐。
4、 做交易时若刷卡失败，则需要重新按所需交易代码键，以免将其他交易错做为“消费”，造成重复扣帐。
5、 持卡人密码输入。为保证交易的，公用POS机在交易时，持卡人需输入正确的银行卡密码，若持卡人银行卡无预留密码，操作员直接按POS机“确认”键进行交易，交易成功。
6、 切勿忘记让持卡人在签购单上签字，若持卡人签名与卡背面预留姓名或卡正面姓名字母不一致，可向发卡行查询。
7、 对打印出的签购单上的交易类型需认真审查，以免将“消费”做成“预授权”，或将“退货”做成“消费”造成错帐。
8、 退货交易可全额或部分退货，若退货不成功，切勿随意退现金或让持卡人将货拿走，可根据POS提示做相应处理或与银联维护人员联系。
9、 不要随便拔插通信线。POS机的通信接口为专用接口（line口），不可相互混淆。
10、 对借记卡和未签订手工压卡协议的成员行的卡，压卡交易无效，发卡行不予承认，因此，切勿压单受理。